Fra ineffektiv flådestyring til proaktiv
optimering med Mileage Book

"Jeg er en del af en butik, der tæller 135 mand om sommeren og 110 om vinteren," indleder Søren Kilmose, værkstedschef hos Nordsjællands Park og Vej. Virksomheden er en paragraf 60-virksomhed, der varetager grøn, grå, sort og hvid vedligeholdelse på parker, fliser, veje og vintertjeneste for Fredensborg og Helsingør kommuner. Dette store geografiske område medfører, at der er maskiner rundt i store områder, som ikke altid lige er sådan at holde styr på. Derfor blev beslutning at anskaffe flådestyring."

Før samarbejdet med Mileage Book var situationen utilfredsstillende: "Vi havde noget andet flådestyring men der var ikke nogen proaktiv tilgang til vores arbejde med flådestyringen. Fx betalte vi stadig for inaktive biler. Der var meget dårligt at sige, og ganske lidt godt at sige." Brugergrænsefladen var ikke god og et forsøg på at få det gamle system opdateret viste hurtigt, at det ikke var en farbar vej.

Partnerskab for udvikling: Mileage Book som proaktiv medspiller

Nordsjællands Park og Vej havde allerede en positiv erfaring med Mileage Books kørebogs-løsning, som var enkel løsning bogholderiet var glade for. Dette banede vejen for en dybere dialog.

"På det tidspunkt, der havde Mileage Book ikke et færdigsyet system, der passede ind i vores behov," fortæller Søren Kilmose. Dette førte til en unik samarbejdsaftale og et udviklingsprojekt: "Vi blev enige om at lave sådan en slags samarbejdsaftale og et projekt i at få det her udviklet. Så vi kunne give alle de ting, som ville være godt for Mileage Book at vide i forhold til at have med en offentlig virksomhed at gøre eller en kommunal virksomhed. Og omvendt havde vi muligheden for at påvirke tilblivelsen af et system."

Det afgørende valg faldt på Mileage Book på grund af deres tilgang: "Hos Mileage Book var der en meget konstruktiv og proaktiv tilgang til at få systemet til at virke. Så vi gik ind i sådan en slags udvikling sammen. Oftest så er det gået meget hurtigt med at ændre tingene. Så det kan jeg kun være tilfreds med."

Mærkbare gevinster: Fra lokalisering til forsikring og borgerservice

I dag benytter Nordsjællands Park og Vej Mileage Book til at styre hele deres vognpark, inklusiv 48 traktorer, der kører rundt og fejer sne og salter. Systemet har leveret en række konkrete fordele:

• Effektiv lokalisering og ressourceudnyttelse: "For os er det rart at vide, hvor vores maskineri er henne i hverdagen. Vi arbejder spotvis med nogle af køretøjerne og går ind og kigger på, hvordan de har været brugt, hvor har de været henne på et givet tidspunkt og så videre."
• Dokumentation i klagesager – en direkte økonomisk gevinst: "Hvis borgere f.eks. ringer ind og siger, at vi har kørt deres postkasse af, kan vi lynhurtigt gå ind og se, om vi overhovedet har været i nærheden på tidspunktet. Og oftest, så har vi faktisk ikke. Så der giver Mileage Book os dokumentation for, at det faktisk ikke er os, der har lavet skaden. Den del den fungerer rigtig godt og er penge værd for os."
• Proaktiv forsikringshåndtering: Et nyt forsikringsmodul, baseret på en app, er under implementering. Dette modul gør det muligt at "tage billeder, når vi er ude og har lavet en skade på vejen. Der kan vi få data ind ved at få sagen rapporteret til mig eller hvem der nu håndterer det hos os. Derfra kan den køre videre til forsikringen. Det forudser jeg, at vi kommer til at få stor glæde af." Med omkring 50 forsikringssager årligt på maskiner, der bliver ødelagt, vejskilte, der bliver kørt ned eller nogen der måske kører sammen, er dette en kritisk optimering.
• Sikkerhed og medarbejderbeskyttelse: Systemet har også en uventet, men hvad der har vist sig at være livsvigtig funktion. "På et tidspunkt har vi ikke kunnet lokalisere en af vores medarbejdere. Via Mileage Book fandt vi ud af, at han holdt inde i en skov og var faldet om. Selv hvis man ikke bruger det proaktivt, så har det stadig værdi som et værktøj, man kan tage frem af skuffen, når man så for alvor har brug for det."
• Integration og fremtidssikring: Integrationen med Vinterman-systemet i vintertjenesten er et eksempel på, hvordan Mileage Book er med til at skabe en helhedsløsning, der samler "data ind omkring temperatur, fugtighed og vejrprognoser."

Konklusion: Den store forskel ligger i den proaktive tilgang

"Den helt store forskel på Mileage Book og hvad vi brugte tidligere, er den proaktive tilgang Mileage Book har," fastslår Søren Kilmose. "Vi har rent faktisk indflydelse på, hvad der sker med systemet, og lige så snart vi har spørgsmål, så er der også folk til at svare på det. Det fungerer hamrende godt, og det var i princippet det, jeg købte ind på til at starte med."

Mileage Book har leveret et system, der balancerer detaljerede funktioner med brugervenlighed og hyppige opdateringer, hvilket sikrer, at Nordsjællands Park og Vej kan bruge ressourcer godt og effektivt i deres vigtige opgaver for de to kommuner.