.jpg?width=213&height=120&name=Afsnit%201%20-%20Masterclass%20-%20Introduktion%20til%20automatisk%20k%C3%B8rselsregistrering%20-%20Website%20pages%20%2B%20Landing%20pages%20(Thumbnail).jpg)
/Afsnit%2007%20-%20Webcast%20-%20GPS-tracking%20-%20Website%20pages%20%2B%20Email%20(Thumbnail).jpeg?width=213&height=120&name=Afsnit%2007%20-%20Webcast%20-%20GPS-tracking%20-%20Website%20pages%20%2B%20Email%20(Thumbnail).jpeg){kind=tracking}
Optimerede TCO-beregninger
og effektiv flådestyring
Nordfyns Kommune har forenklet administrationen og skabt databaseret indsigt iflåden med Mileage Book.
Resultatet er tidsbesparelser og et reduceret CO2-aftryk.
"Vi var druknet i papirarbejde og ineffektive systemer," starter Keld Bresson, kørselskoordinator i Nordfyns Kommune, når han beskriver situationen før Mileage Book.
"Vores gamle flådestyringssystem fulgte ikke rigtig med. Vi havde masser af Excel-ark og masser af papirarbejde, hvilket betød et kæmpe ekstra tidsforbrug. De her Excel-skemaer opstår i driften, fordi systemet ikke kunne håndtere vores Excel-ark på økonomien – vores TCO-beregninger. Dem havde jeg jo et vildt ønske om, at vi kunne få integreret i systemet, forenkle og holde det hele samlet, så vi ikke har de her løse papirer liggende."
Den manuelle datahåndtering var ikke blot tidskrævende, men også en kilde til fejl og manglende overblik, der ramte den kommunale økonomi og effektivitet: "Alt, der ikke er automatiseret, maksimerede risikoen for at taste forkert. Jeg kunne hurtigt se, at jeg ville dø jo i tidsforbrug på de her ting."
Med et gammelt system, der var gået i stå udviklingsmæssigt, var det klart, at en ny, mere robust og integreret løsning var bydende nødvendig for at leve op til moderne krav om styring af offentlige ressourcer.
Valget af Mileage Book: En investering i automatisering, integration og lokal ekspertise
Keld Bresson tog initiativ og undersøgte markedet grundigt for at finde en partner, der kunne automatisere, effektivisere og ikke mindst reducere indtastningsfejl – især inden for økonomi og den komplekse TCO-beregning af en stor vognpark. Valget faldt på Mileage Book. "Jeg elsker, at Mileage Book er Microsoft-baseret, ligesom vi er i kommunerne, og kunne hurtigt se et sammenspil," forklarer Keld om den teknologiske fordel.
Væsentligt for valget var også Mileage Books tilgængelighed og support, hvilket er afgørende i en travl kommunal hverdag: "Noget af det, jeg satte størst pris på, var, at Mileage Book ikke var så stor en virksomhed – og en aktiv virksomhed. Ved et stort sted drukner man måske som nummer 50 i telefonkøen." Dertil kommer den klare fordel ved en dansk leverandør: "Det har helt sikkert en betydning, at Mileage Book er danske. Det er vigtigt, at vi taler samme sprog, når jeg ringer til jer. Ellers opstår der misforståelser."
Supportoplevelsen lever til fulde op til forventningerne: "Når det kommer til supporten, så kører det simpelthen fortræffeligt. Jeg får svar lynhurtig, når jeg ringer og skriver. Det må Mileage Book aldrig lave om på. Systemet i sig selv er det hele værd, men supporten er en stor del af det."
Konkrete resultater: Optimeret TCO, strømlinet vedligehold og gennemsigtighed i driften
De 99 køretøjer i Nordfyns Kommunes vognpark – der spænder over kranbiler, ladbiler, kassevogne, små varebiler, personbiler og minibusser – er alle nu udstyret med Mileage Books trackere. Transformationen hen imod en optimeret TCO og en effektiviseret vedligeholdelsesstyring er markant:
- Total kontrol over TCO og kommunal økonomi: "Vi er en de kommuner, der har færrest biler, selvom vi kører 1,6 mio. km. om året." En af de største gevinster er elimineringen af manuelle TCO-beregninger: "Nu ligger det hele i Mileage Book. Vi har fjernet alle vores Excel-ark. Vi har ikke flere tilbage. Det hele ligger i TCO'en i Mileage Book." Dette giver øjeblikkelige økonomiske svar, der er afgørende for budgetstyring: "Uanset hvornår der kommer en og spørger, hvad koster leasing de næste fire måneder, så kan jeg trykke på knappen og give et svar." Desuden kan de oprette specifikke TCO-skabeloner for særlige bilmodeller for endnu større præcision og fleksibilitet.
- Effektiviseret og dokumenteret vedligeholdelsesstyring: "Vores vedligeholdelsesprogram virkede ikke for os. Det var en af årsager til, at vi valgte Mileage Book." Nu styres alt centralt med let dokumentation: "Vi laver en rengøring af bilerne hver 6. uge. Og det skal styres centralt uden at løbe rundt med en blok for at dokumentere det." Systemet automatiserer opfølgningen: "Når vi swiper, at opgaven er udført, laver systemet en ny fremskrivning til 6 uger senere. Mileage Book er ikke mindre end fantastisk at have med at gøre til at holde styr på det." Det giver også et klart overblik over omkostninger til rengøring og service, hvilket sikrer korrekt fakturering til afdelingerne.
- Reduceret slid, CO2-udledning og forbedret sikkerhed: Data fra Mileage Book afslører kørselstendenser, der påvirker både sikkerhed og bilernes levetid. "I starten havde vi ca. 5500 hastighedsoverskridelser i måneden. Nu er vi nede på 3800." Dette har en direkte positiv effekt på både slid på bilerne, dækskifte, og kommunens CO2-regnskab. Dialoger baseret på disse data bidrager til en sikrere kørsel og en bedre udnyttelse af ressourcerne.
- Styrket dokumentation og transparens over for politikere: "Jeg skal blot trykke på knappen for at levere data til politikerne i kommunen omkring, hvad vi har kørt, hvor har vi kørt, og hvornår har vi kørt? Hvad har vi forbrugt af CO2, og hvad har det kostet." Dette skaber afgørende transparens og understøtter direkte kommunens klimamål og økonomiske ansvarlighed over for borgerne.
- Medarbejdernes accept og beskyttelse: Indførelsen af GPS-tracking kan af og til møde skepsis, men i Nordfyns Kommune har processen resulteret i fuld accept blandt medarbejderne. Denne positive udvikling skyldes ikke mindst, at systemet også aktivt bruges til at beskytte medarbejderne. Keld uddyber at han har oplevet at beskytte medarbejdere, som borgere har klaget over i forhold til hastighed i bilen. Her har han kunnet slå køretøj, tid og sted op og har kunnet dokumentere korrekt adfærd. Dette understreger, at data ikke anvendes til overvågning, men som et redskab til retfærdighed og sikkerhed.
- Kontinuerlig optimering og fleksibel ressourceudnyttelse: Data i Mileage Book muliggør løbende optimering af de "interne leasingkontrakter" omkring over- og underkørte, så de økonomisk giver mest mening. Næste mulige skridt er at integrere et bookingsystem for at hæve udnyttelsesgraden af kommunens køretøjer som fælles ressourcer.
Fremtidsperspektiver og den fortsatte rejse: Potentialet er stort. "Vi er stadig helt i starten af det her projekt. Vi er ikke engang rigtig begyndt at bruge det endnu," udtaler Keld Bresson. "Prisen på Mileage Book opvejer det jeg sparer i tid, så rigeligt." Han konkluderer: "Summa summarum: Værdien i Mileage Book gør, at vi sparer oceaner af tid, samtidig med at vi har fuld kontrol til hvert tidspunkt."
Kelds råd til andre kommuner og offentlige institutioner: "Hvis man bare tror, at man kan taste data ind og så lade systemet være, så tager man fejl. Der skal kontinuerligt arbejdes med tingene via procesplaner omkring, hvem der gør hvad."
Keld understreger vigtigheden af en strategisk tilgang og et klart formål: "Start med en klar proces for implementering. Inddrag relevante fagpersoner tidligt. Vær tydelig med forventninger og krav i forhold til data og rapportering. Sørg for, at brugere og ledelse forstår gevinsterne og værdien – det er ikke bare tracking eller en GPS." Han opsummerer: "Hvis du bare vedligeholder de få nødvendige steder, så har du et fuldt effektivt system hele tiden."