Fra Excel-ark til et grønnere
aftryk og øget kontrol

”Som leder af Kørselskontoret i Hedensted Kommune har jeg ansvaret for flådestyringen af omkring 300 biler, der er registreret i Mileage Books system," fortæller Lars Oksbjerre.

Hedensted er en stor landkommune, hvor transport spiller en central rolle i den daglige drift – fra kollektiv trafik og specialkørsel til hjemmepleje og dagcentre.

Tidligere var kommunens flådestyring decentral og manuel. På grund af kommunens vidtstrakte geografi har der historisk været en høj grad af autonomi i bilindkøb og -styring. Hvis en afdeling manglede biler, købte/leasede de dem selv.

Lars Oksbjerres og resten af kørselskontorets opgave har været at samle trådene og skabe overblik – naturligvis med respekt for de enkelte afdelingers behov. Kontoret fungerer som en samarbejdspartner. Før Mileage Book var der ikke noget fælles værktøj – kun Excel-ark med lokale oversigter.

Implementeringen af Mileage Book blev drevet af ønsket om at reducere CO₂-aftrykket og samtidig opnå økonomiske besparelser. Ifølge Lars Oksbjerre hjælper Mileage Book med at optimere bilflåden, udfase fossildrevne biler og reducere antallet af køretøjer. Det er både en grøn og økonomisk gevinst.

• Nem biludveksling for optimeret leasing: Kørselskontoret kan nu informere afdelingerne om at bytte biler, så overkørte kilometer på leasingaftaler undgås. Mileage Book gør det nemt og overskueligt – og det er vigtigt, at tingene er simple og brugervenlige.
• Automatisk opdatering af bilparken: Integrationen med Bilstatistik sikrer, at ny- og omregistreringer automatisk opdateres. Det giver et godt overblik og en hjælp i forhold til både forsikringer og registreringsafgifter.
• Styring af bilbrug og overholdelse af regler: Mileage Book informerer om syn, service og eventuelle regelbrud. Der sker ikke overvågning af medarbejdere, men hvis der sker noget alvorligt for kørselskontoret besked og kan handle. Det gælder fx ved vanvidskørsel, hvor det er vigtigt, at reagere hurtigt og ansvarligt.

Kommunen er også tilfreds med den support, Mileage Book tilbyder. Supporten fungerer rigtig godt. Hvis der ikke kan svares med det samme, vendes der hurtigt tilbage. Der opleves ikke lang ventetid – og det er vigtigt i en travl hverdag.

Lars Oksbjerre vurderer, at Mileage Book er et solidt og brugbart værktøj. Den direkte og jordnære kommunikation værdsættes – ingen salgstaler, bare løsninger. Det passer godt til Hedensted Kommunes måde at arbejde på.