.jpg?width=213&height=120&name=Afsnit%201%20-%20Masterclass%20-%20Introduktion%20til%20automatisk%20k%C3%B8rselsregistrering%20-%20Website%20pages%20%2B%20Landing%20pages%20(Thumbnail).jpg)
/Afsnit%2007%20-%20Webcast%20-%20GPS-tracking%20-%20Website%20pages%20%2B%20Email%20(Thumbnail).jpeg?width=213&height=120&name=Afsnit%2007%20-%20Webcast%20-%20GPS-tracking%20-%20Website%20pages%20%2B%20Email%20(Thumbnail).jpeg){kind=tracking}
Fra manuel administration til effektiv
flådestyring og bedre økonomi
Hjemmeplejen i Fredensborg Kommune har elimineret manuelle processer
og skabt en transparent og omkostningseffektiv håndtering af bilskader med flådestyring fra Mileage Book.
"Før Mileage Book var det slet ikke digitaliseret på nogen måde. Det var en hel manuel proces," forklarer Bodiy Uzmay, administrativ medarbejder i Fredensborg Kommunes hjemmepleje, og beskriver en hverdag præget af ineffektivitet. Hjemmeplejen, med sin store vognpark og mange forskellige førere – inklusive vikarer og nye medarbejdere – stod over for betydelige udfordringer med at holde styr på både kørsler og skader.
"Det var både i forhold til at registrere, hvem der kører bilerne men også i forhold til skadesanmeldelser. Det var jo i papirform," fortsætter Bodiy Uzmay. Denne manuelle proces var yderst tidskrævende: "Det gav jo mere arbejde til os. Vi skulle finde ud af, hvem der havde lavet skaden. Vi skulle hele tiden gå rundt med det stykke papir i hånden og spørge, kender du noget til den her skade. Det kunne der gå flere dage med."
Løsningen: En digital transformation med 30 nye elbiler
Beslutningen om at søge en ny løsning kom i forbindelse med anskaffelsen af 30 nye elbiler til hjemmeplejen. "De biler, vi havde før, var virkelig ødelagte af alle mulige skader," siger Bodiy Uzmay, hvilket understreger behovet for en bedre styring.
Valget faldt på Mileage Book, og implementeringsprocessen har været en positiv oplevelse: "Implementeringen har været rigtig fin. Det er blevet taget i små bidder. Så vi har virkeligt følt os trygge. "
Mærkbare resultater: Økonomiske gevinster, tidsbesparelser og beskyttelse af medarbejdere
Med Mileage Book er hverdagen i hjemmeplejen i Fredensborg Kommunes blevet markant mere effektiv, og det har direkte positive økonomiske effekter:
- Strømlinet skadesanmeldelse: "Nu oplever vi jo, at man kan lave en skadesanmeldelse med det samme, når man står i det. Det tager næsten ingen tid og det er med billeder. Og så er det hurtigt inde i systemet. Mileage Book gør rigtig meget, især på den del. Også økonomisk fordi vi nu får dækket skaderne." Systemet har også sikret, at skader altid bliver meldt ind, selv hvis den implicerede medarbejder ikke gør det: "Hvis medarbejderen, der har lavet skaden, ikke selv melder den ind, så er der altid en anden, der gør det. Nogle gange får vi den samme skade ind to gange, og det er jo bare megafedt."
- Effektiv klagehåndtering og medarbejderbeskyttelse: Mileage Book letter også arbejdet med klagesager. "Vi kan hurtigt finde ud af, hvem vi skal have fat i, hvis der fx er en parkeringsbøde. Så kan vi se, hvem der kørte bilen på det tidspunkt, og vi kan sende bøden videre." Systemet har også vist sit værd i at beskytte medarbejdere mod ubegrundede klager: "Vi har bl.a. oplevet en borger der var meget sikker på, at det var vores medarbejder, der kørte for stærkt. Men vi kunne jo dokumentere, at hun havde kørt lige præcis det, hun måtte. Så vi kan også bruge det til at beskytte vores egne medarbejdere. Det er jo megafedt."
- Økonomisk fokus og dokumenteret effekt: "Vi har meget fokus på økonomi for tiden, og derfor er det en rigtig god idé med de her skadesanmeldelser. Det har vi konkrete tal på. Så der er en dokumenteret effekt."
- Tidsbesparelse og minimeret administrativt besvær: Mileage Book har "lettet vores arbejde rigtig meget" ved at "minimere det administrative besvær," især i forbindelse med identifikation og dokumentation af enkelte kørsler.
- Optimering af leasingkontrakter: Muligheden for at overvåge "overkørte og underkørte kilometer i forhold til leasingkontrakterne" giver mulighed for at "bytte rundt på bilerne i forhold til kørsel i de forskellige områder," hvilket sikrer optimal udnyttelse af vognparken.
En pålidelig partner og fremtidige optimeringer
Hjemmeplejen i Fredensborg Kommune oplever stor tryghed og tillid til Mileage Book. "Vores behov blev forstået af Mileage Book helt fra start. Det har givet os rigtig meget tryghed og tillid til produktet." Og supporten er altid pålidelig: "Vi oplever altid hurtig hjælp fra supporten også. Det er også meget vigtigt. De vender altid meget hurtigt tilbage med et svar."
Bodiy Uzmays råd til andre kommuner og institutioner:
"Mit råd til andre vil være, at hvis de har mange biler og mange forskellige førere af de her biler, så er Mileage Book en virkelig god løsning, fordi systemet gør det både nemt og hurtigt. Det gælder både skadesanmeldelser, men det sparer os også for en masse tid og minimerer det administrative besvær."